Quelle est la durée de conservation des archives ?

La durée de conservation des archives varie selon la nature des papiers et les obligations légales. L'entreprise peut aussi archiver les documents plus longtemps, sauf s'ils contiennent des données personnelles. Le délai commence à partir de l'un des moments suivants : Dernière opération mentionnée sur les livres ou registres, Date à laquelle les documents ou pièces ont été établis. Les délais sont portés à 10 ans en cas d'activité occulte (fraude fiscale, travail dissimulé, absence de déclaration, activité illicite, par exemple). Le double du bulletin de salaire est conservé pendant 5 ans par l'employeur, l'employeur garantit la disponibilité du bulletin de paie sous forme électronique soit pendant une durée de 50 ans soit jusqu'à ce que le salarié ait atteint 75 ans. La durée de conservation des principaux documents est la suivante : Contrat ou convention conclu dans le cadre d'une relation commerciale, correspondance commerciale, 5 ans Document bancaire, 5 ans Garantie pour les biens ou services fournis au consommateur, 2 ans Contrat conclu par voie électronique avec un consommateur, 10 ans Contrat d'acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers, 30 ans Déclaration en douane, 3 ans Police d'assurance, 2 ans Document relatif à la propriété intellectuelle, 5 ans Dossier d'un avocat, 5 ans Livre et registre comptable, pièce justificative, 10 ans Impôt sur le revenu, impôt sur les sociétés, bénéfices industriels et commerciaux, 6 ans Comptes annuels, 10 ans Statuts d'une société, 5 ans Registre de titres nominatifs, registre des mouvements de titres, 5 ans Registre des procès-verbaux d'assemblées et de conseils d'administration, 5 ans Rapport du gérant ou du conseil d'administration, rapport des commissaires aux comptes, 3 ans Bulletin de paie, 5 ans Registre unique du personnel, 5 ans Document concernant les contrats de travail, 5 ans Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires, 3 ans Comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait, 3 ans Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d'astreinte et de leur compensation, 1 an Observation ou mise en demeure de l'inspection du travail, 5 ans Déclaration d'accident du travail, 5 ans.

Le délai de droit commun a été ramené à cinq ans depuis une réforme de 2008, il existe bien des exceptions notamment dans le monde de l’entreprise. Il fallait conserver 90 ans les dossiers de vos collaborateurs. Les bilans et clôtures d’exercice doivent être conservés 10 ans. Les déclarations en douane doivent être stockées pendant 3 ans. Les documents fiscaux doivent être archivés pendant 6 ans. Les archives patrimoniales des entreprises doivent être conservées dans des conditions optimales pour en garantir leur sauvegarde, ils sont à conserver sans limite de temps. Les documents bancaires ont un délai de conservation de 5 ans. Les documents d’assurance ont un délai de conservation de 2 ans. Tous les documents relatifs à la gestion des collaborateurs doivent être conservés pendant 90 ans. Les dossiers patients sont à conserver 20 ans. Les dossiers de transfusion sanguine doivent être stockés 40 ans. Les dossiers de laboratoire sont à garder 30 ans. Les autopsies sont à archiver pendant 20 ans.